Moni voi luulla hieman provosoivan otsikkoni vuoksi, että vähättelisin viestintätiimien roolia organisaatioissa. Näin ei suinkaan ole vaan pikemminkin päinvastoin:

Jos ajatellaan, että integriteettiriski on ihmisen keho, niin viestintä on tuon kehon henkitorvi. Organisaatiossasi voi olla kuinka hienot systeemit tahansa, mutta niistä ei ole mitään hyötyä, ellei viestintä ole kunnossa. Jo pelkkä huono sisäinen ja ulkoinen viestintä voi vesittää hyvin tehdyn työn.

Tämä näkyy monen yhtiön arjessa niiden varjellessa mainettaan yhä tarkemmin. Tuoreimmat tutkimukset ovatkin osoittaneet, että maineriski on kiistatta kaikkein keskeisin strateginen riski, johon yhtiöt nykyisin törmäävät.

Jos yrityksen maine halutaan pitää kunnossa, on syytä huolehtia siitä, että integriteettiriskien hallinta ja sääntöjen noudattaminen otetaan vakavasti.

Tätä silmällä pitäen minusta on aika erikoista, ettei yrityksissä oikein tunnuta osaavan päättää, milloin ja miten integriteettiriskeistä pitäisi viestiä.

Pienissä paloissa pitkin vuotta

Monissa yhtiöissä käytetään paljon rahaa ja johdon aikaa compliance-ohjelmien rakentamiseen. Ohjelmiin liittyvät käytännön asiat ja täytäntöönpano delegoidaan kuitenkin usein konsernin lakiasiainosastolle tai sisäiselle valvonnalle.

Parhaassakin tapauksessa kaikkien työntekijöiden on osallistuttava jokavuotisille verkkokursseille, jotka jostain kumman syystä järjestetään aina kaikkein kiireisimmän budjetointikauden keskellä. Samalla muut viestintätekniikat ja -menetelmät siirretään helposti syrjään.

Jotta integriteettiriskien hallinnan eteen tekemäsi työ lähtisi lentoon, pyri muuttamaan ihmisten käyttäytymistä vähitellen sen sijaan, että vaatisit heitä osallistumaan raskaisiin koulutussessioihin kerran vuodessa. Juuri tässä myös viestintätiimit voivat näyttää kyntensä.

Puhu ihmiseltä ihmiselle

Jotta tuloksista tulisi pysyviä, työntekijöitä on vähitellen kannustettava noudattamaan sääntöjä ja ohjeita. On tärkeää, että yrityksesi arvot ja pelisäännöt tunnetaan kunnolla koko organisaatiossasi.

Mielestäni ihmisille ei pidä antaa pitkiä luetteloja, joissa kerrotaan, millainen toiminta on sallittua ja millainen ei. Niillä saadaan aikaan vain hämmennystä. Ei uhkaamalla saada loppujen lopuksi mitään aikaan.

Kun viestit compliance-asioista työntekijöille, käytä myönteistä kieltä, joka puhuttelee jokaista. Käytä sellaista puhetyyliä, jonka työntekijäsi tuntevat omakseen.

Lyhyet ja usein toistuvat tietoiskut ovat paljon tehokkaampia kuin kerran vuodessa järjestettävät tilaisuudet, joissa kerralla kaadetaan kuulijoiden niskaan tuhti annos vaikeaselkoista juristijargonia.

Ja onko aina tarpeen viestiä sähköpostin välityksellä? Muita hyviksi havaittuja keinoja ovat sähköiset ilmoitustaulut, yhteiset keskustelutilaisuudet, uutiskirjeet ja blogit, Q&A-palstat ja äänestykset. Integriteettiriskeistä voidaan viestiä lukuisin eri tavoin. Onnistuessaan viestintä auttaa ymmärtämään, että muutos on tervetullutta ja että pinttyneet tavat joutavat pois.

Pidä keskijohto messissä

Parhaimmassa tapauksessa koko organisaatio osaa kertoa integriteettiriskejä koskevista asioista. Varsinkin keskijohdon asenteisiin on syytä vaikuttaa.

Compliance-asioista viestittäessä keskijohdolla on keskeinen rooli. Ellei keskijohtoa oteta mukaan, viestit eivät välity kunnolla hierarkian alemmille tasoille.

Vaikka viestintästrategiaa hallinnoidaankin komentosillalta, ei integriteettiriskien viestintää voida delegoida eikä tunkea organisaation eri siiloihin. Jos haluat hoitaa integriteettiriskien viestintää menestyksekkäästi, älä keskity pelkästään hiomaan viestintästrategioita ja pohtimaan viestinnän määrää. Panosta myös viestinnän laatuun ja huolehdi siitä, että kollegasi oikeasti ymmärtävät, mitä haluat sanoa.