Yritysten kokemukset ja tutkimukset osoittavat, että joustavat työtavat yhdistettynä uusimpaan teknologiaan parantavat merkittävästi työn tuottavuutta ja henkilöstön työtyytyväisyyttä.

Jousto- eli flexityö on alkanut kiinnostaa länsi-eurooppalaisia organisaatioita. Esimerkiksi ruuhkaisessa Pariisissa rakennetaan lähitoimistojen virtuaalista järjestelmää. Joustotyö antaa organisaatioiden hallinnolle ja operatiivisille toiminnoille mahdollisuuden optimoida työprosesseja, toimitilojen ja kiinteistöjen käyttöastetta sekä valvoa kiinteistökustannuksia, reaaliaikaisesti. Yrityksiä kiinnostavat suorien säästöjen lisäksi myös välilliset edut. Joustavat toimistot eri puolilla kaupunkia vähentävät liikenneruuhkia ja CO₂-päästöjä.

Liikkuva etätyö

Etätyö kotona on lisännyt suosiotaan, mutta kaikissa ammateissa se ei ole paras vaihtoehto. Asiakkaita ja kumppaneita pitää myös tavata. Ratkaisuna ovat ns. hallinnoidut työpisteet.   Sellaisia ovat organisaation omia toimitiloja ja -palveluja vastaavat ulkopuolisten tarjoamat työtilat ja muunneltavat toimistot sekä niiden muodostamat ketjut.

Liikkuvalla etätyöllä tarkoitetaan omissa etätoimipisteissä, asiakkaiden tiloissa, kahviloissa, hotellien auloissa jne. tehtävää etätyötä. Joustotoimistoilla tarkoitetaan usein liikenteen solmukohdissa tai lähellä asuntoalueita kävely- tai pyöräilyetäisyydellä kodista olevia satelliitti- tai lähitoimistoja, joiden tila- ja palvelutarjonnasta voi kukin valita tarpeensa mukaan.

Optimoitu lähitoimisto

Uudenlaisessa joustotyössä on kysymys ajasta ja paikasta riippumattoman työyhteisön henkilöiden yhteistyöskentelyn mallista, joka toimii virtuaalisesti. Mallin avulla päästään käsiksi esimerkiksi työntekijöiden työnkuviin ja muuttuviin tilatarpeisiin. Järjestelmä auttaa siis tunnistamaan lisääntynyttä toimiston tarvetta ja päinvastoin. Organisaatio ja ulkopuolisen työtiloja tarjoavan yrityksen on toimittava luonnollisesti samassa hallintajärjestelmässä.

Joustavat toimistot tarjoavat tietoturvallisia, paperittomia prosesseja ja pilvipalveluja organisaation työntekijöille. Niitä voidaan tarjota käyttäjäidentiteettien ja -valtuuksien hallinnalla. Joissakin organisaatioissa, kuten suomalaisessa DNA:ssa ollaan siirrytty ns. clean desk -tilaratkaisuihin. Lähitoimistojen clean desk-ketjussa on kysymys samasta ilmiöstä, mutta siten, että toimipisteitä on eri puolilla kaupunkia. Tiloja ei tarvitse omistaa eikä organisaatio investoi ns. turhaan tilaan. Yhteiskäytössä olevien Unified Communications- ja videoneuvottelujärjestelmien hyödyntäminen tuo säästöjä. Pisimmälle tätä mallia Ranskassa on kehittänyt ja ottanut käyttöönsä eurooppalainen Atos-yhtiö, joka on lanseerannut myös zero email -tavoitteen organisaation sisäisen sähköpostin käytölle.

Pariisissa saa toimistotilaa 10 eurolla tunnissa

Pariisin hallinto on edistänyt joustavan työntekemisen muutosta. Esimerkiksi Neuilly-sur-Seinessä sijaitsee multiburo-ketjun joustotoimisto, joka avattiin keväällä 2013. Sen tarjonta kattaa avoimia halli- ja toimistotiloja, neuvotteluhuoneita, erillisiä toimistohuoneita ja -koppeja, erityisesti pk-yrittäjien ja freelancereiden suosimia yhteistyöskentelytiloja (co-working) sekä yritysosoite- ja sihteeripalveluja. Asiakas voi tehdä tunnin-, päivän, kuukauden, vuoden tai jopa 10 vuoden tilanvaraus- ja palvelusopimuksia 0 – 200 m² tiloille 10 euron tuntikustannuksesta muutaman sadan euron kuukausimaksuun saakka. Joustotoimisto Oy on aloittanut vastaavan tyyppisten eripuolella Suomea sijaitsevien toimistotilojen tarjonnan.

Ranskalainen organisaatio tekee puitesopimuksen Neuilly-sur-Seinen kaltaisen joustotoimistoyrittäjän kanssa, jonka jälkeen työntekijät varaavat kulloisenkin työtilatarpeensa mukaan työhönsä sopivan työtilan. Malli ei suinkaan vielä ole vakiintunut, mutta muutos on vääjäämätön.   Ilmastomuutoksen aiheuttamien paineiden ja työvoiman saatavuuden varmistamiseksi, yritysten ja julkisten organisaatioiden on pakko ratkoa työperäisen liikkuvuuden ja työelämän joustotarpeiden haasteita uusin keinoin.