Nostimme Intranet-palvelut Suomessa 2014 -selvityksestämme kuusi intranetien megatrendiä:
Intranetien megatrendit kuvaavat monia intranet-vastaavia puhuttavia kysymyksiä. Täytyy kuitenkin muistaa, että jokainen intranet on yksilö. Kaikkien trendien perässä ei ole syytä juosta – kaikki trendit eivät välttämättä sovi kaikille.
Videosisältöä julkaistaan vasta vajaassa puolessa introista. Tienraivaajina tässä ovat toimineet suuret organisaatiot, joille videosisältöjen tuotanto on kustannustehokkaimpaa.
Videot introissa eivät ole enää vain erikseen tuotettuja ”johdon tervehdyksiä”, vaan sisältötyypin hyödyntäminen laajenee moneen tarkoitukseen. Samalla viestin sanoma monipuolistuu pelkästä kirjallisesta tuotoksesta esiintyjien persoonilla ja eleillä. Selvityksemme mukaan kolme neljästä aikoo panostaa videosisältöjen käyttöön intrassaan lähivuosina.
Tilaisuudessa jaettiin mm. seuraavia hyväksi todettuja vinkkejä videoiden monipuolisesta käytöstä:
Mielestäni intranetin vuorovaikutuksellisuudessa on juuri nyt alkamassa uusi vaihe: ikään kuin sosiaalisuuden uusi taso. Aiemmin intranetin sosiaaliset ominaisuudet ovat olleet päälleliimattuja. Esimerkiksi uutisiin on liitetty kommentointimahdollisuus ja sitten on myhäilty tyytyväisinä, että ”meillä on sosiaalinen intranet”. Kommentit ovat siiloutuneet jokaiselle uutissivulle omiin nätteihin siiloihinsa liittymättä mitenkään suurempaan kontekstiin – ja unohtuneet sinne. Tai on pykätty kasaan keskustelupalsta ”vapaamuotoiseen keskusteluun”, johon ”kaikki voivat osallistua”.
Jotta vuorovaikutuksellisista toiminnallisuuksista olisi oikeasti hyötyä, tulee niiden liittyä työtehtäviin.
Esko Kilpi kiteytti tämän hyvin kuvatessaan, kuinka työnteko ei ole enää tietyn prosessin itsenäistä suorittamista (jossa vain ongelmatilanteissa keskustellaan kollegojen kanssa), vaan kaikki työnteko on vuorovaikuttamista ja yhdessä tekemistä. Yksilö ei saa työtehtävää yksin tehdyksi, tarvitaan yhteisö. Vain yhteisö voi keskinäisellä yhteistyöllään saada työn tehdyksi. Käytännöt siitä, kuinka intranet voi tätä tukea, ovat parhaillaan muotoutumassa.
Kollegani Virpi Blom hyppäsi sosiaalisen intranetin hypetysboksin ulkopuolelle ja pohti vuorovaikutuksellisuutta intranetissä kolmen konkreettisen esimerkin kautta: palaute johdolle, tietämyksenhallinta ja vertaistuki.
Vahva esimerkki työtehtävien suorittamisesta intranetin avulla ovat erilaiset ryhmä-, projekti- ja yksikkötyötilat. Työryhmätiloilla pyritään mm. järkevöittämään pullataikinaksi paisunutta verkkolevymaailmaa.
Ryhmätyötilat ovat jo varsin vakiintuneet monen organisaation käyttöön, mutta leiri on jakaantunut kahtia: toiset sijoittavat työtilat osaksi pääintranetiä ja toiset erilliselle intran rinnalle sijoitettavalle alustalla.
Selvityksemme mukaan noin neljännes vastaajista sanoo, että heillä työtiloihin voidaan kutsua myös organisaation ulkopuolisia ja puolet vastanneista pitää tätä tärkeänä kehittämiskohteena. Lisäksi etenkin dokumenttien yhteistä työstämistä pyritään ohjaamaan ryhmätyötiloissa tapahtuvaksi.
Intranetissä avoimuus on esimerkiksi sitä, että:
Avoimuus intranetissä on myös liiketoimintatietojen, raporttien ja tunnuslukujen julkaisemista intranetissä. Intranetin pitäisi antaa kokonaiskuva siitä, ”miten meillä menee?”. Intranet ikään kuin läpivalaisee organisaation.
Intraneteihin on vähitellen kasvamassa tietyille ryhmille suunnattuja koosteita, jotka vastaavat ”miten meillä menee?” -kysymykseen. Esimerkiksi johdolle voidaan rakentaa näkymiä, jotka koostavat tärkeimmät bisneksen tunnusluvut, raportit, tapahtumat ja keskustelut. Aamiaisseminaarissa kollegani Perttu Tolvanen vinkkasi, että intranet-projekteissa voi lähteä liikkeelle esim. 1-2 käyttäjäroolista, joiden näkökulmasta tällaiset läpivalaisunäkymät rakennetaan.
Selvityksestämme kiehtovana kuriositeettina täytyy nostaa pankki-, rahoitus- ja vakuutusala. Alan vastaajat nimittäin arvioivat avoimuuden ja vuorovaikutuksellisten ominaisuuksien merkityksen kasvun tulevaisuudessa suuremmaksi kuin muilla toimialoilla.
Organisaation läpivalaisu intranetillä liittyy tiukasti intranetin hyödyntämiseen johtamisessa. Intranetiä käytetään strategian jalkauttamisen työkaluna, koska intranethän avautuu henkilöstön silmien eteen joka päivä (toivottavasti!).
Organisaation toiminnan ohjaamisessa intranetiä voi hyödyntää perinteisten arvoihin ja strategiaan liittyvien artikkelien ja haastattelujen lisäksi esim. seuraavin käytännön keinoin:
Kahteen intranetiin viidestä pääsee mobiililaitteella. Mobiiliyhteyksiä intraansa aikoo kehittää lähivuosina lähes puolet vastaajaorganisaatioista, erityisesti yksityiseltä sektorilta.
Älypuhelinten käytön kasvu ja introjen mobiilituki mullistavat sellaisten henkilöstöryhmien intranet-käytön, jotka eivät tee töitä tietokoneen ääressä. Koko intranetien olemassaolon ajan on pohdittu sitä, kuinka intranetiin julkaistuilla viesteillä voidaan tavoittaa myös ne henkilöt, joilla ei ole pääsyä tietokoneelle.
Nyt vapaa-ajalla käyttämiemme sosiaalisen median palveluiden jako- ja keskusteluominaisuudet tulevat luonnollisiksi osiksi intranetejä. Esimerkiksi Whole Foods -ruokakauppaketju käyttää sisäisessä tiedonjakamisessa Instagram-tyyppistä FoKo-kuvanjakoapplikaatiota. FoKolla voidaan jakaa nopeasti ja helposti yrityksen sisäisesti vaikkapa vinkkejä onnistuneista esillepanoista muille ketjun liikkeille.
Intranet-konseptoinnissa pohdimme usein, mitä organisaation intranet on mobiilissa ja mitä desktopissa. Onko intranet responsiivinen? Vai olisiko tarpeen mukaista, että vain osa sisällöistä ja toiminnallisuuksista on käytettävissä mobiilisti? Intranetin mobiilikäyttöaste nousee huippusfääreihin, jos toiminnallisuudet ovat suunniteltu erityisesti mobiilin mukaan ja toteutettu pieninä tarpeellisina sovelluksina esim. uutisten selailu, laskujen hyväksyminen tai työvuorolistan tsekkaus.
Selvityksemme mukaan viestintäyksikkö vastaa 70 %:sta intranetejä (yksin tai yhteistyössä jonkin toisen yksikön kanssa).
Intranetit laajentuvat muihin käyttötarkoituksiin, kuten tietämyksen jakamiseen ja hallintaan, työryhmätyöskentelyyn sekä monipuolisiksi johtamisen ja toiminnan ohjaamisen välineiksi. Tämä herättää kysymyksiä intranet-vastaavan roolista ja tehtävistä.
Onko hän jatkossa myös organisaation tiedon organisoija ja johtaja, projektityöskentelyn konsultti sekä tuotantotyöntekijän työvuorolistojen mobiiliapplikaation suunnittelija?
Kalvosarjamme Aamu kattojen yllä: Intranetit nyt ja tulevaisuudessa -tilaisuudesta 1.10.2014
Video Aamu kattojen yllä: Intranetit nyt ja tulevaisuudessa 1.10.2014
Intranet-palvelut Suomessa 2014 -selvityksen tulokset
Avainsanat: intra, intranet, North Patrol, selvitys, trendit
Sinun täytyy olla kirjautunut sisään kommentoidaksesi
Keskustele aiheesta "Intranet läpivalaisee organisaation ja 5 muuta intranet-trendiä"
Jouko Jylhä
”keskusteluihin, kommentointiin, ideoiden heittelyyn, bloggaamiseen yms. osallistumiseen annetaan koko henkilöstölle yhtäläiset mahdollisuudet”
Jos henkilöllä on aikaa keskustella, kommunikoida, heitellä ideoita tai/ja blogata saattaa joku (johtaja/esimies/kollega) edelleen ajatella, että kyseisellä henkilöillä on liian vähän tekemistä ns. tuottavien töiden kanssa ja hän viettää aikaa intrassa. Sen takia monet pelkäävät tehdä edellä mainittuja asioita intraneteissa.