Esimiestyön kannalta henkilöstövähennykset ovat haastavimpia johtamistilanteita. Niiden onnistunut hoitaminen rakentaa luottamusta ja heikosti hoidettuna ne voivat huonontaa työmoraalia. Kun joudutaan irtisanomaan väkeä, organisaatio näyttää todellisen luontonsa ja etiikkansa. Kaikki tulee päivänvaloon, kaikesta voidaan vetää johtopäätöksiä. Näillä päätelmillä on vaikutuksensa – myös niihin joita ei irtisanota. Viestinnällä on näissä tilanteissa ratkaiseva merkitys. Varsinkin työnantajakuva ja johtoa kohtaan tunnettu luottamus voivat muuttua radikaalisti. Irtisanomistilanne testaa johtajuutta ja viestintää.

Mitä irtisanomistilanteissa tulee huomioida?

Johtamisperiaatteet. Koko prosessia ohjataan suunnitelmallisesti ja esimiehet noudattavat yhteisiksi sovittuja pelisääntöjä. Esimiehille on selvää, mitä heiltä odotetaan, he ovat käsitelleet henkilöstövähennysasiaa mielessään ja hyväksyneet oman roolinsa sen toteuttajana. Esimiesten omat tunteet (syyllisyys, sääli, kollegiaalisuus) eivät ratkaise valinnoissa, vaan ne on tiedostettu ja käsitelty muissa yhteyksissä. Etsitään sopivinta osaamista tulevaisuutta silmällä pitäen, valintakriteerejä noudatetaan ja ne kerrotaan avoimesti. Esimiehet ymmärtävät, että muutos ei pääty siihen, kun vähennykset on tehty, vaan muutos alkaa siitä. Energiaa on jäätävä riittävästi myös toiminnan uudistamiseen.

Viestintä. Henkilöstövähennysten perustelut, lähtevien ja jäävien valintakriteerit ja lähtöprosessin hoitamisen periaatteet on tehtävä julkisiksi ja niistä on keskusteltava niin, että ne ymmärretään oikein. Kaksisuuntaista viestintää käytetään kaikissa tärkeissä kysymyksissä.  Jokaisella täytyy olla mahdollisuus kysyä, keskustella ja ymmärtää. Pelkkään intranetiin ei saa tukeutua. Irtisanomisia ei saa ensisijaisesti pitää tiedotusasiana (joka usein ”ulkoistetaan” sisäiselle viestinnälle) vaan johtamisasiana, jonka viestiminen on johtajien tehtävä ja oleellinen osa johtamista. Johto ja esimiehet tarvitsevat todennäköisesti valmennusta ja konsultaatiota viestintäänsä. Henkilöstön tulisi voida ymmärtää johdon viestit oikein. Organisaation oma viestintäihminen auttaa johtoa ja esimiehiä tekemään tämän mahdolliseksi.  Luoda oikeaa ymmärrystä sekä johtajien että työntekijöiden suuntaan – siinä on viestijälle tehtävää.

Hankalien tunteiden käsittely. Irtisanomis- ja muut vaikeiksi koetut keskustelut hoidetaan henkilökohtaisesti. Samalla pyritään tietoisesti vastaanottamaan henkilöstön reaktiot. Supistuvissa tai uudelleen syntyvissä työyhteisöissä käytetään aikaa vaikeiden asioiden läpikäymiseen, jotta luottamus säilyisi työyhteisössä ja päästäisiin mahdollisimman pian suunnittelemaan uusia toimintatapoja.

Psyykkisestä kunnosta huolehtiminen. Lähteviä tuetaan usein erityistoimin, mutta myös esimiesten on hyvä verkostoitua ja käsitellä yhdessä henkilöstövähennyksen stressitekijöitä (esim. sitä, että joutuvat työnantajan edustajina aggressioiden kohteeksi), jotta pysyvät työkuntoisina ja jaksavat vetää koko prosessin läpi.

Esimiestyö on avainasemassa

Kaikilla esimiehillä pitäisi olla riittävät peruseväät toteuttaa muutos, kokonaiskuva tällaisen tilanteen problematiikasta ja miten siinä on viisasta toimia. Tilanne tulee olemaan stressaava esimiehille, ja stressitilanteessa tulee toimittua helpommin harkitsemattomasti kuin harkitusti. On pidettävä mielessä, että esimiestyön laatu vaikuttaa  yhtiön julkiseen kuvaan ja maineeseen niin lähtevien,  jäävien ja tulevien työntekijöiden kuin asiakkaidenkin silmissä.

Usein irtisanomisprosessin suunnitteluvaiheessa YT:t ovat jo päättymäisillään ja aikataulu muodostaa haasteen. Silloin olisi hyvä järjestää nopeasti kaikille esimiehille tarkoitettuja tilaisuuksia, joissa käsitellään yleiset pelisäännöt ja tilanteen yleinen problematiikka. Tämä on syytä tehdä muutenkin kuin netin välityksellä. Esimiehen tulisi ymmärtää, mitä reaktioita henkilöstöltä tulee ja miksi ja miten hänen tulee toimia näissä tilanteissa. Epäviisaat ja miettimättä sanotut puolihuolimattomat puheet voivat aiheuttaa korvaamatonta vahinkoa, pitkäaikaisia sotkuja ja vaikeutta toimintaan. Klassinen virhe on esimerkiksi sanoa, että ”parhaat valitaan”.

On kyse myös esimiesten sitouttamisesta. Jos yritys laittaa esimiehet tekemään tällaista työtä ilman tukea, tilanne syö esimiesten sitoutuneisuutta yritystä kohtaan ja herättää helposti katkeruuden tunteita, vaikka esimiehet ymmärtäisivätkin muutoksen pakollisuuden.

Kun päätökset yhteisistä periaatteista on tehty, ne käydään läpi esimiesten kanssa. Jos palautekulttuuri on nuorta ja esimiesten kokemustausta vaihtelee, esimiehet tarvitsevat yleensä sekä perusteellista valmennusta ratkaisujen kertomiseen että työntekijöiden reaktioiden vastaanottamiseen. Samanaikaisesti kun valitaan ja vähennetään henkilöstöä, esimiehen tehtävänä on myös johtaa ja kehittää normaalia työtä. Johtaminen  on henkilöstövähennysten yhteydessä aina haasteellista: puretaan ja rakennetaan, viestitään vaikeita asioita ja ylläpidetään luottamusta ja toivoa. Viestintäihmisen rooli tilanteessa on toimia tulkkina johdon, esimiesten ja työntekijöiden keskusteluissa, tukien osapuolia vaikeassa prosessissa.

Lue myös: Ovatko luottamushenkilöt viestinnän häiriötekijöitä? (Timo Piiroinen, PAM:n viestintäjohtaja)

Avainsanat: esimiestyö, irtisanomiset, johtaminen, maine, työnantajakuva, viestintä, yt-neuvottelut