Työpaikka on useimmille ympäristö, jossa vietetään valtaosa arjesta. Yhä useammalle tietotyöläiselle toimisto on kuitenkin vain pistäytymispaikka ja varsinainen työ tehdään asiakkailla, liikenteessä tai kotoa käsin. Työn muuttuessa uudistuvat myös työympäristöt: omat huoneet ja pöydät katoavat ja tilalle tuodaan toimintolähtöinen monitila. Muutto uudenlaiseen työympäristöön ei ole vain yritysmaailman ilmiö, sillä esimerkiksi valtion uusi toimitilastrategia tuo joustavat toimitilat osaksi valtionhallinnon työntekijöiden arkea.

Työympäristön muuttuminen herättää aina tunteita ja tarvitsee siksi tuekseen tehokasta ja henkilöstölähtöistä viestintää. Monimuotoisempiin työympäristöihin siirtyminen aiheuttaa työyhteisöviestinnälle kahdenlaisia haasteita.

Toimivan viestinnän rooli korostuu, kun henkilöstö siirtyy pois tutusta työskentely-ympäristöstä.

Toisaalta muuttuvat työtavat haastavat sisäisen tiedonjaon: informaatio ei enää kulje käytäväkeskusteluissa eikä kaipaamaansa kollegaa välttämättä löydä työhuoneesta, kun tiimit hajaantuvat työskentelemään eri paikoista käsin.

Olen ilokseni saanut olla mukana monessa asiakkaamme työympäristökehitysprojektissa. Tutuiksi ovat tulleet myös niissä piilevät viestinnän sudenkuopat. Eräs asiakkaistamme on kuitenkin onnistunut työympäristöön liittyvässä muutosviestinnässä erinomaisesti. Tässä heiltä lainatut työympäristökehityksen ja työyhteisöviestinnän avaimet:

INNOSTA

Avokonttoreiden huono maine on oivaa rakennusainesta vastarinnalle. Viestinnän tehtävä on innostaa henkilöstö osallistumaan uuden, paremman työympäristön kehittämiseen. Asiakkaallamme henkilöstöä on inspiroitu muun muassa järjestämällä tutustumiskäyntejä muiden yritysten uusiin toimitiloihin. Omasta 90-lukulaisesta työhuoneesta pimeiden käytävien kupeessa ei tunnukaan niin raastavalta irtautua, kun on päässyt tutustumaan valoa tulvivaan, moderniin työympäristöön, josta löytyvät tilat niin hiljaiselle yksilötyölle kuin erikokoisille tiimeille.

INFORMOI

Työympäristökehitys on tyypillisesti hidasta puuhaa, etenkin jos muutoksen yhteydessä muutetaan kokonaan uusiin toimitiloihin. Viestinnän jatkuvuus on siksi tärkeää. Henkilöstö ei saa kuulla muutoksesta kautta rantain eikä uusia työnteon tapoja voi ottaa käyttöön suinpäin. Työympäristö on organisaation toiminnan ja henkilöstön viihtyvyyden kannalta erittäin tärkeässä roolissa, eikä siihen liittyvistä muutoksista voi viestiä liikaa.

Muuttunut työympäristö kiinnostaa ulkopuolisiakin. Moni organisaatio etsii juuri nyt uusia tilaratkaisuja ja kaipaa kokemuksia erilaisista työnteon tavoista, kuten mobiili- ja etätyöstä. Työympäristömuutokset kiinnostavat myös mediaa, joten aktiivinen tiedotus voi kannattaa.

IMPLEMENTOI

Yksi työympäristö ei sovi kaikille, eikä etenkään yrityksessä, jossa osa tekee asiakaspalvelutyötä, osa kiertää kentällä ja osa tekee yksilötyötä näyttöpäätteellä. Asiakkaamme on tehnyt työympäristökokeiluja rohkeasti: nykyisiin tiloihin rakennetaan erilaisia testiympäristöjä, välillä tehdään etätyökokeiluja tai testataan uutta teknologiaa. Vain kokeilemalla tietää, millainen työympäristö sopii mihinkin työhön ja piloteista saatu palaute auttaa uuden työympäristön suunnittelussa.

Muutoksessa viestijänkään ei onneksi tarvitse työskennellä itsekseen. Työympäristökehitys koskee koko henkilöstöä, mutta erityisesti henkilöstöhallinnosta, teknologioista ja toimitiloista vastaavia ammattilaisia. Monipuolisen joukon yhteistyönä syntyvä uusi työympäristö voi parhaimmillaan palvella koko työyhteisöä edistämällä työhyvinvointia, parantamalla työtehoa ja tukemalla organisaation brändiä.

Avainsanat: avokonttori, muutosviestintä, tietotyö, toimitilat, työyhteisöviestintä, työympäristö