Organisaatioiden tehokas johtaminen ei onnistu ilman toimivaa viestintästrategiaa. Sama voitaisiin soveltaa organisaatioiden tekemiin päätöksiin: ilman suunniteltua viestintää päätöksistä viestiminen ei ole tehokasta eikä ole organisaation tavoitteiden mukaista.

Päätösviestintä on viestintää, jossa työyhteisön sisällä tehdyt päätökset tiedotetaan eteenpäin joko organisaation sisällä tai ulospäin muille tärkeille sidosryhmille. Päätösviestintää ovat myös ne prosessit, joilla päätöksenteko tehdään läpinäkyväksi henkilökunnalle tai muille halutuille sidosryhmille päätöksenteon aikana. Hyvin usein tällaisia prosesseja ovat päätösten dokumentointi, erilaisten aikataulujen luonti sekä päätöksen tiimoilta sovitut tapaamiset.

Päätösviestintä on siis rationaalinen tapa seurata päätöksentekoprosessia ja tehdä se näkyväksi organisaatiossa. Asiaa voisi tarkastella myös teoreettisemmin ja ymmärtää päätösviestintä organisaation sisäisen viestinnän taustavoima. Päätöksenteko on taas perusedellytys organisaation uudistumiselle. Valitettavasti hyvin monessa organisaatiossa sekä viestinnän tutkimuksessa tämä päätösviestintä on sivuutettu.

Viestinnän tarvetta ei aina tunnisteta

Organisaatioiden suurimmat haasteet päätösviestinnässä liittyvät siihen, että miten organisaation sisällä osataan tunnistaa päätös ja miten siitä on tarve viestiä. Päätökset työyhteisöissä luovat usein sosiaalisia odotuksia ja hyvin hoidetulla päätösviestinnällä pystytään myös vastaamaan näihin. Jos mietitään päätösviestintää päätöksentekoprosessin aikana, niin haasteellisinta on päätökseen tarvittavan tiedon löytäminen ja tunnistaminen. Tässä piilee myös vaara, johon valitettavan moni organisaatio lankeaa. Hyvin monessa organisaatiossa kerätään liikaa tietoa päätöksenteon tueksi. Liika tietoa vaikeuttaa myös päätösviestintää ja sen tavoitteiden saavuttamista.

Tässä saatetaan mennä helposti siihen, että kerätään tarpeetonta tietoa, josta ei ole hyötyä päätöksenteolle. Päätösviestinnässä on syytä muistaa myös se, päätöksen jälkeisellä tiedottamisella koko prosessi tuloksineen tiivistetään myös niille, jotka eivät ole päätöksentekoon osallistuneet. Vastuun pompotteleminen ja nopea tiedottaminen ei ole aina sopivaa, eikä palvele työyhteisön viestinnän suunnitelmallisuutta.

Organisaatio voi tehostaa päätösviestintäänsä

Organisaatioiden päätöksenteko on työyhteisön tehokkuuden selkäranka. Organisaatioiden tavoitteethan määritellään päätöksillä ja hyvin hoidetulla päätösviestinnällä pystytään vaikuttamaan miten nuo tavoitteet saavutetaan. Päätösviestinnällä käytännössä siis varmennetaan organisaation ottama suunta.

Erilaisten työyhteisöjen olisi tärkeää oppia tunnistamaan minkätasoisia päätöksiä organisaatiossa tehdään ja millaista viestintää ne tarvitsevat. Tärkeää olisi myös löytää ne oikeat kanavat, joita kautta kukin päätös viestitään.

Gradu lähtölaukaus uuteen tutkimusalaan

Päätösviestinnän tutkimus Suomessa on vielä lapsenkengissään. Ensimmäisiä askelia aivan uudella tutkimusalalla on otettu Euroopassa viime vuosina ja oma graduni on yksi niistä. Tutkimusta aiheesta ei Suomessa varmaan olisi vieläkään, ellei graduohjaajani ei olisi innostanut minua tarttumaan uuteen ja täysin vieraaseen aihealueeseen. Graduni aiheesta valmistui vuosi sitten ja voitti Eupreran myöntämän Jos Willems –palkinnon viime syksynä.

Päätösviestinnän aiheen lisäksi gradussani testattiin myös harvemmin käytetyn mixed method –tutkimusmenetelmän käyttöä. Sekä työn että organisaation kannalta menetelmä huomattiin toimivaksi. Käytännössä insinööripohjaisessa työyhteisössä tehtyjen laadullisten haastattelujen tietoa syvennettiin saman yhteisön jäseniltä kerätyllä määrällisellä tutkimusaineistolla. Työni vahvuudeksi laskettiin myös vahva käytännönläheisyys. Tieteellisen lopputyön tekeminen on aina mukavampaa, kun tietää sillä olevan selkeän yhteyden käytännön ongelmaan.

Päätösviestinnän tutkimus jatkuu nyt väitöskirjatasolla Jyväskylän yliopistossa. Tutkimukseni pyöräytettiin käyntiin viime syksynä. Työssä ollaan edetty siihen vaiheeseen, että potentiaaliset organisaatiot ovat tervetulleita tutkimuskohteiksi. Tarkoitus on saada mukaan erikokoisia ja –näköisiä organisaatioita, pyrkiä tutustumaan heidän päätöksentekoon ja sen viestintään. Työstäni on varmasti hyötyä myös näiden organisaatioiden sisäiselle kehittämiselle. Heitänkin nyt pallon lukijoille ja rohkaisen osallistumaan mielenkiintoiseen tutkimushankkeeseen. Tutkimusaiheen ympärille on tarkoitus luoda tulevaisuudessa myös konsultointia.

Pro gradu –työn voi lukea kokonaisuudessaan täällä ja Eupreran tiivistelmän puolestaan täällä.

Lisää artikkeleita tältä kirjoittajalta:

• Viestintäammattilainen on kriisiajan päätöksenteon tuki ja turva

Kirjoittajan arkisto

Avainsanat: päätösviestintä